Khi nhập khẩu China, việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc là yếu tố bắt buộc để quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, đúng luật và không phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Dù là hàng lẻ, hàng sỉ hay nhập khẩu chính ngạch, mỗi loại hàng hóa đều yêu cầu bộ hồ sơ phù hợp. Trong bài viết này, Yến China sẽ tổng hợp các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa Trung Quốc, giúp thương buôn nắm rõ trước khi thực hiện thủ tục vận chuyển về Việt Nam.
Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa Trung Quốc
Tùy theo hình thức vận chuyển (nhập khẩu đường tiểu ngạch hay vận chuyển hàng chính ngạch China), loại hàng và giá trị đơn hàng, bộ chứng từ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc thường sẽ bao gồm:
Tổng hợp các loại giấy tờ cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam
Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Hợp đồng mua bán quốc tế (Sales Contract) còn được gọi là hợp đồng ngoại thương – một trong những giấy tờ kèm theo khi vận chuyển hàng hóa Trung Quốc quan trọng nhất. Đây là thỏa thuận pháp lý giữa người bán (bên xuất khẩu) và người mua (bên nhập khẩu) với quy định rõ về quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên trong giao dịch mua bán hàng hóa. Nội dung cơ bản của hợp đồng ngoại thương gồm:- Thông tin các bên: Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, email của người bán và người mua.
- Mô tả hàng hóa: Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, quy cách đóng gói, tiêu chuẩn chất lượng,…
- Điều khoản giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao nhận, phương thức vận chuyển, trách nhiệm của các bên.
- Điều khoản thanh toán: Hình thức thanh toán, thời hạn thanh toán, loại tiền tệ sử dụng.
- Điều khoản trách nhiệm: Trách nhiệm khi xảy ra khiếu nại, tranh chấp, mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.
- Điều khoản phạt và bồi thường: Quy định mức phạt hoặc bồi thường nếu vi phạm hợp đồng.
- Điều khoản bất khả kháng: Các trường hợp được miễn hoặc giảm trách nhiệm.
- Giải quyết tranh chấp: Hình thức giải quyết khi phát sinh mâu thuẫn giữa hai bên.
- Điều khoản chung: Hiệu lực hợp đồng, thời hạn, ngôn ngữ sử dụng,…
Mẫu hợp đồng mua bán (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Bên cạnh hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) cũng là một trong các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc. Chứng từ này do người bán phát hành nhằm yêu cầu người mua thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn khi nhập hàng Trung Quốc nội địa. Vai trò của hóa đơn thương mại:- Là căn cứ để khai báo hải quan xuất nhập khẩu.
- Dùng xác định giá trị hải quan để tính thuế nhập khẩu.
- Là bằng chứng pháp lý khi phát sinh tranh chấp giữa người mua và người bán.
- Thông tin người bán và người mua.
- Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn.
- Phương thức thanh toán.
- Điều kiện giao hàng (Incoterms).
- Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị từng mặt hàng.
Hóa đơn thương mại khi vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam
Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói (Packing List), còn gọi là bảng kê hay phiếu chi tiết hàng hóa, là một trong các loại giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa Trung Quốc bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Chứng từ này do người bán (nhà xuất khẩu) lập sau khi hoàn tất việc đóng gói và gửi cho người mua (nhà nhập khẩu). Packing List cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm: mã hàng, số lượng, trọng lượng tịnh – trọng lượng cả bì, kích thước kiện hàng, quy cách đóng gói và giá trị hàng hóa. Nhờ đó, người mua có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng mua bán và chủ động chuẩn bị kế hoạch nhận hàng.
Mẫu phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn (Bill of Lading – B/L) là chứng từ thể hiện hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng (nhà xuất khẩu) và người vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không,…). Đây là giấy tờ quan trọng khi tìm hiểu vận chuyển hàng hóa Trung Quốc cần giấy tờ gì. Vận đơn xác nhận rằng người vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi với đầy đủ thông tin về số lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa, đồng thời cam kết giao hàng đúng địa điểm và thời gian thỏa thuận. Đây cũng là chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan nhập khẩu. Vận đơn thường được phát hành theo bộ gồm bản gốc và bản sao. Trong nhiều trường hợp thanh toán quốc tế, người bán phải xuất trình đủ bộ vận đơn gốc mới được nhận tiền. Người nhận hàng cần xuất trình ít nhất một bản vận đơn gốc để làm thủ tục nhận hàng từ đơn vị vận chuyển.
Mẫu vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of Origin) là một trong các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc, nhằm xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Chứng từ này do cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc cấp cho hàng xuất khẩu. C/O đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng ưu đãi thuế quan cho những mặt hàng miễn thuế nhập khẩu từ Trung Quốc, hạn ngạch và chính sách thương mại, đặc biệt theo các hiệp định song phương và đa phương như ACFTA (ASEAN – Trung Quốc). Doanh nghiệp nhập khẩu hàng từ Trung Quốc hoặc order hàng Quảng Châu có thể xin C/O Form E để được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi.
Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc
Sau khi tìm hiểu vận chuyển hàng hóa Trung Quốc cần những giấy tờ gì, thương buôn cũng cần lưu ý một vài điểm sau để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và hạn chế rủi ro bị giữ hàng:- Cập nhật các quy định mới về giấy tờ vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam: Chính sách xuất nhập khẩu, thuế và chứng từ hải quan có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Vì vậy, cần thường xuyên cập nhật quy định mới nhất để đảm bảo bộ hồ sơ phù hợp với yêu cầu hiện hành, tránh bị trả hồ sơ hoặc chậm thông quan.
- Đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin: Thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và các chứng từ liên quan phải đồng nhất về tên hàng, số lượng, giá trị, đơn vị tính. Sai lệch thông tin là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều lô hàng gặp khó khăn khi làm thủ tục hải quan.
- Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, am hiểu quy trình giấy tờ: Hợp tác với công ty nhập hàng Trung Quốc uy tín sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo hải quan đúng quy định và đảm bảo quá trình thông quan nhanh chóng.
Vận chuyển hàng hóa Trung Quốc uy tín, nhanh chóng cùng Yến China Logistics
Yến China Logistics là đơn vị chuyên order hàng Trung Quốc và vận chuyển Trung Việt với quy trình bài bản, minh bạch và tối ưu chi phí cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Không chỉ giúp khách hàng hiểu rõ khi vận chuyển hàng hóa Trung Quốc cần giấy tờ gì, Yến China còn đồng hành từ khâu đặt hàng, gom hàng, vận chuyển đến hỗ trợ thông quan, giúp quá trình nhập hàng Trung Quốc chính ngạch diễn ra nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí.
Lợi thế khi đồng hành cùng Yến China:
- Hệ thống kho bãi chính chủ tại kho Bằng Tường (Trung Quốc), Hoàng Mai (Hà Nội) và Tân Bình (TP.HCM), giúp gom hàng linh hoạt và rút ngắn thời gian vận chuyển.
- Thời gian vận chuyển “siêu tốc” chỉ từ 2 – 3 ngày.
- Đa dạng hình thức vận chuyển: line TMĐT, line xếp container tiểu ngạch và chính ngạch, phù hợp với từng nhu cầu và số lượng hàng hóa khác nhau.
- Hệ thống & App order 100% tiếng Việt, hỗ trợ lên đơn, theo dõi và quản lý đơn hàng dễ dàng, trực quan.
- Đội ngũ nhân viên support 1:1, hỗ trợ xử lý vấn đề 24/7, đảm bảo khách hàng luôn được đồng hành kịp thời.
- Cam kết đền bù nếu thất lạc hàng hóa, đặt sai mẫu mã kể từ thời điểm cọc đơn.
- Tỷ giá công khai – minh bạch, luôn cạnh tranh so với thị trường.
Như vậy, chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng Trung Quốc là yếu tố then chốt giúp quá trình nhập hàng về Việt Nam diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro thông quan và phát sinh chi phí không mong muốn. Dù là cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ hay doanh nghiệp nhập khẩu số lượng lớn, nắm rõ các chứng từ cần có và lựa chọn hợp tác với đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và đảm bảo an toàn hàng hóa.
Nếu thương buôn còn băn khoăn về thủ tục, hồ sơ hay chưa rõ khi vận chuyển hàng Trung Quốc cần chuẩn bị giấy tờ gì, hãy LIÊN HỆ NGAY với Yến China để được tư vấn chi tiết về dịch vụ vận chuyển hàng nội địa Trung trọn gói!